検索結果：書式の特集～ビジネス関係文書の書き方と注意点

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採用応募者に対して、採用試験の合格と次回の面接試験等の詳細を、また試験不合格者に対してその旨をお知らせする通知文書（通知状）についてとり上げます。

■合格者への通知文書

合格者への通知文書のポイントとしては、

あいさつ文の後に、当社の採用試験を受験してもらったことに関する感謝の意を示す一文を添えることを忘れないようにしましょう。

この一言があるのとないのでは、会社に対する印象が随分違ったものとなると心得るべきです。

記書きで、「下記のとおり面接試験を行ないますので...」というように次回の面接試験の実施について通知することになりますが、通知を受ける受験者の誰が読んでも誤解や勘違いの起こらないよう、実施場所、実施時刻、持参するものなどについて、正確に、かつ端的に書く必要があります。

また、問合せがあることに備えて、末尾に問合せ先である担当者の氏名と電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスを記入することも忘れてはいけません。

通知文書（通知状）に限らないことですが、社外への通知文書の場合は、相手先の立場に立った配慮が文書作りのベースになります。

＜合格者への通知文書の例文＞
---------------------------------------------------------
拝啓　秋色の候貴殿におかれましてはますますご健勝のことと拝察いたします。

　このたびは、当社の社員採用試験を受験していただき、誠にありがとうございます。

　選考の結果、上記採用試験における貴殿の合格が決定しました。ついては、下記のとおり面接試験を実施いたしますので、ご来社くださいますようお願いいたします。

　　　　　　　　　　　　　　記
　　　
1　日時　　　　　　〇月〇日（〇曜日）　10：00～15：00

2　場所　　　　　　弊社〇階　〇〇面接試験会場

3  集合、待機場所　弊社〇階　〇〇会議室
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　担当：総務部人事課　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　電話　000‐000‐0000　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　FAX　　　 （メールアドレス）
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■合格者への通知文書

不合格の通知文書を書くのはちょっと気の重い作業になるかも知れませんが、ビジネス文書の一つと割り切って、粛々と作成すればいいでしょう。

ただし、やはり相手方への配慮という観点から、最後を励ましの言葉で締めくくることを忘れないようにしましょう。

具体的には、上記の例文「選考の結果...」以下を次のように置き換えればいいでしょう。

---------------------------------------------------------
　選考の結果、大変残念ではございますが、このたびはご希望に沿いかねることになりましたことをお知らせいたします。
　今後のご健勝をお祈りいたします。
---------------------------------------------------------

• 不合格者
• 合格者
• 採用試験
• 通知文書
• 通知状

■電話番号の変更

企業や組織では、機構改革、組織変更で部署や部局の電話番号が変更になることがあります。

電話はビジネスにとって重要な窓口ですので、電話番号の変更が決定したら一刻も早く取引先など必要な相手先に通知する必要があります。

ポイントとしては、

①新しい電話番号を確実に伝える必要があること

②通知をうけとる相手方が、できるだけ新番号を転記しやすいように、また保管しやすいようにする必要があること

から、新旧の電話番号は、文章中に配することを避け、「下記のとおり変更することになりました...」というように、記書きとして新旧を対照させて通知するべきでしょう。

また、変更の規模が大きい場合は、相手方が電話番号の控えを変更しやすいよう、新旧の電話番号を一覧表にして「別紙のとおり変更することになりました...」という形で通知するのも良いでしょう。

＜電話番号の変更の通知文書の例文＞
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拝啓　早春の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。また、平素から格別のお引き立てを賜り、改めて厚く御礼を申し上げます。
　さて、弊社の機構改革について先般お知らせしたところですが、それに伴う組織の変更により、直通の電話番号を下記のとおり変更することになりましたので、ご通知申し上げます。
　お手数ではございますが、お手元の控えをご訂正いただければ幸いに存じます。
　まずは取り急ぎお知らせまで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　記　　　　　

　　　　　　　　　　　新電話番号　　　　　　　旧電話番号　
＜総務部＞
〇〇課　　　　　　　00‐000‐0000　　　　　　00‐000‐0000
〇〇課　　　　　　　00‐000‐0000　　　　　　00‐000‐0000

＜〇〇部＞
〇〇課　　　　　　　00‐000‐0000　　　　　　00‐000‐0000
〇〇課
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
---------------------------------------------------------

■休業日・営業時間等の変更

休業日や営業時間など、顧客へのサービスに関する変更は、方針が決定し次第、顧客の不便にならないようできるだけ早期に顧客にお知らせするというのが基本でしょう。

一般の顧客の方が身の回りに掲示したり、保管したりしやすいように、このような顧客へのお知らせは、変更内容を記書きでなく別紙にするのがいいでしょう。

＜休業日・営業時間等の変更の通知文書の例文＞
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　　　　　　　　営業時間の変更のお知らせ

拝啓　早春の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素からの格別のお引き立てに心から感謝を申し上げます。
　さて、このたび顧客の皆様の一層の利便向上を図るため、営業時間を別紙のとおり変更させていただくことになりました。当分の間ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                                        敬具
（別紙で変更内容を添付する。）
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• 休業日変更
• 営業時間等変更
• 社外文書
• 通知文書
• 電話番号変更

夏期休暇等で業務が一時ストップする場合の通知文書についてとり上げてみます。

休暇だけに限りませんが、このようなビジネス上の取引や連絡などに影響のある大きい異動がある場合は、相手方の業務に支障をきたさないようにすることが最も重要であり、休暇期間の予定等については早めに関係先に通知することになります。

ポイントととしては、休暇中における受注体制やサービス体制の変更や、緊急時の連絡窓口など、休暇期間中の臨時的な対応を具体的準備し、それを明確に通知文書でお知らせすることです。

通知文書で、相手先の業務の支障や不便をできるだけ軽減するとともに、そのような相手先への配慮を丁寧に表すことにより、自社の誠意を示すことにもなります。

また上述のように、夏期休暇等の場合は、通知時期の遅い切羽詰ってからの通知になると、いくら文書の内容が優れていたものであっても、その効果は大幅に減じてしまいます。

「なぜもっと早く通知してくれなかったのか」となってしまう時期での通知文書は、いくら内容が丁寧でも言い訳のように受け取られてしまうでしょう。

このようなことにならないよう、夏期休暇等の通知文書は、日常の取引のサイクル期間等を十分踏まえ、早めに発送されなければならないということになります。

＜夏期休暇の通知文書の例文＞
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　　　　　　　夏期休暇のお知らせ

拝啓　立秋の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より格段のお引き立てを頂きまして誠にありがとうございます。
　さて、弊社では、誠に勝手ながら、本年も下記の期間を夏期休暇とさせていただくこととなりました。期間中はご不便をおかけいたしますが、なにとぞご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
　なお、休暇中の御注文等のご用命については、ファクシミリあるいはＥメールにてお願いいたします。休業中のご注文については〇月〇日までに手配させていただきます。
　また緊急時の連絡については、下記の緊急連絡窓口にお願いいたします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
夏期休暇期間　　　〇月〇日（〇曜日）～　〇月〇日（〇曜日）
　　　　　　　　　　　　　　　　　（緊急連絡窓口　・・・・・・）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
----------------------------------------------------------------

• 休暇
• 夏期休暇
• 社外文書
• 通知文書

商品出荷の通知文書の役割は、受注品を出荷したことと到着の予定日を注文者にお知らせすることです。

通販などで誰でも経験があると思いますが、発注してから注文品が届くまでの間の注文者の心境は期待とちょっぴりの不安も入り混じった、ちょっとしたハイテンション気分だと思います。

一般消費者であろうが取引先であろうが、このような局面で発出される商品出荷の通知文書は、相手先に小さからぬ印象を与えるものだと考えるべきでしょう。

商品出荷の通知文書の表面的な役割だけ見れば、とても実務的な文書ではありますが、相手先の立場にたってみれば疎かにできない社外通知文書です。

このような趣旨から、商品出荷の通知文書のポイントは、出荷完了の報告だけでなく、必ず手元に届く予定日、できれば時間帯までお知らせするということになります。

更に、宅配便の名称や荷物番号なども記することができれば、更に会社の印象と信頼性を高めることに資するでしょう。

また、記書きに受注品目、数量、料金を記することによって、受注内容を改めて確認するようにします。

なお、受領書の返送の依頼についても、実務的、機械的にならないよう、丁寧な書き方でお願いするようにしましょう。

＜商品出荷の通知文書の例文＞
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　　　　　　　　　　ご注文品の出荷のお知らせ

拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素から変わらぬお引き立てのほどを改めて感謝申し上げます。
　さて、〇月〇日付で受け付けさせて頂きました下記のご依頼品につきましては、〇月〇日の到着ということで手配が完了しました。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
　なお、お手数ですが、同封の受領書にご署名ご捺印のうえ、ご返送いただければ幸いに存じます。
　まずは取り急ぎ集荷のお知らせまで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　記
〇〇〇〇　△△型　　　20個
〇〇〇〇　△△型　　　10個
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
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• 受領書
• 商品出荷
• 社外文書
• 通知文書

注文商品品切れの通知文書の役割は、受注品の在庫がなく、入手が不可能なことを伝えることです。

注文を行い期待して待っている相手先に、入手が不可能なことを伝えるのですから、注文商品品切れの通知には、十分な配慮と顧客への思いやりが必要になります。

品切れの通知文書のポイントはいくつかあります。

まずは、相手方が納得できるような対応や書き方を心がけなければならないということです。

そのためには、在庫切れについて丁重にお詫びをするとともに、相手先が納得を得ることができるように入手できない理由を論理的に書かなければいけません。

また、できる限り手を尽くしたことを事実関係を基に強調するべきです。（例...メーカーのほか、他の支店にも在庫を問い合わせてみましたが、残念ながらとてもお客様のご注文には満たない状況です。）

例文は代替案を提案する形になっていますが、これも機能的に顧客の検討に値するもので価格的にもあまり格差がないものがあれば提案するべきであり、そのような配慮がなければかえって不信感を読んだりして逆効果になると考えるべきでしょう。

この注文商品品切れの通知のように、順調でないこと、望みがかなわないこと、要望に沿えないことなど、ネガティブな内容を伝える通知文書こそ、相手先に対するイマジネーションを十分に働かせて作成されなければならないでしょう。

相手先とのビジネス関係は、これ一回きりではないのですから。

＜注文商品品切れの通知の例文＞
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　　　　　　　　　ご注文品在庫切れのお知らせ

拝啓　早春の候、貴殿にはますます健勝のこととお慶び申し上げます。
　さて、〇月〇日付でご注文を頂きました「〇〇〇」50個ですが、当店ではあいにく在庫を切らしております。メーカーに問い合わせたところ、すでに生産を終了していることが判明いたしました。
　せっかくのご希望に添えないことになり申し訳ございませんが、なにとぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。
（なお、〇〇と形違いになりますが、△△でしたら容易が可能です。機能的には全く同じになっていますので、ご検討いただければ幸いです。）
　今後ともご愛顧のほど、よろしくお願いします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
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• メーカー
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• 在庫切れ
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• 社外文書
• 通知文書

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