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通知文書／採用試験の結果の通知
採用応募者に対して、採用試験の合格と次回の面接試験等の詳細を、また試験不合格者に対してその旨をお知らせする通知文書（通知状）についてとり上げます。
■合格者への通知文書
合格者への通知文書のポイントとしては、
あいさつ文の後に、当社の採用試験を受験してもらったことに関する感謝の意を示す一文を添えることを忘れないようにしましょう。
この一言があるのとないのでは、会社に対する印象が随分違ったものとなると心得るべきです。
記書きで、「下記のとおり面接試験を行ないますので...」というように次回の面接試験の実施について通知することになりますが、通知を受ける受験者の誰が読んでも誤解や勘違いの起こらないよう、実施場所、実施時刻、持参するものなどについて、正確に、かつ端的に書く必要があります。
また、問合せがあることに備えて、末尾に問合せ先である担当者の氏名と電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスを記入することも忘れてはいけません。
通知文書（通知状）に限らないことですが、社外への通知文書の場合は、相手先の立場に立った配慮が文書作りのベースになります。
＜合格者への通知文書の例文＞
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拝啓 秋色の候貴殿におかれましてはますますご健勝のことと拝察いたします。
このたびは、当社の社員採用試験を受験していただき、誠にありがとうございます。
選考の結果、上記採用試験における貴殿の合格が決定しました。ついては、下記のとおり面接試験を実施いたしますので、ご来社くださいますようお願いいたします。
記
1 日時 〇月〇日（〇曜日） 10：00～15：00
2 場所 弊社〇階 〇〇面接試験会場
3 集合、待機場所 弊社〇階 〇〇会議室
以上
担当：総務部人事課 〇〇〇〇
電話 000‐000‐0000
FAX （メールアドレス）
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■合格者への通知文書
不合格の通知文書を書くのはちょっと気の重い作業になるかも知れませんが、ビジネス文書の一つと割り切って、粛々と作成すればいいでしょう。
ただし、やはり相手方への配慮という観点から、最後を励ましの言葉で締めくくることを忘れないようにしましょう。
具体的には、上記の例文「選考の結果...」以下を次のように置き換えればいいでしょう。
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選考の結果、大変残念ではございますが、このたびはご希望に沿いかねることになりましたことをお知らせいたします。
今後のご健勝をお祈りいたします。
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カテゴリー：社外商用文書の書式と書き方
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